档案管理系统模块结构图

档案管理系统功能模块分为两类:基础模块、后台模块。

基础模块内容包含全宗管理、档案录入、档案整理、档案检索、档案统计、档案预览、 档案保管、资料保管等，该模块主要面对使用对象为日常档案（文档）操作人员以及档案（文 档）利用者。

对于后台模块部分,主要是针对档案系统管理者的操作，如档案数据的备份恢复、用户及 用户组的管理、角色管理、模版管理、系统管理、归档类目管理等档案（文档）管理核心操作。

1登陆界面

在窗口内填写正确的用户名和密码，点击登录按钮即可登录本系统, 如果发生登录异常或者遗失密码请及时与系统管理员联系。

2系统界面布局

系统的主界面基本上由三部分组成，即导航栏、左侧树状菜单区、 以及系统内容显示区。导航栏分布着系统的一级菜单，点击一级菜单，窗口左侧树状结构菜 单对应显示。点击树状菜单的各个模块。系统内容区显示该模块的详细内容.本系统的界面 风格均采用这种窗口布局方式.

系统为用户提供了“用户注销”“个人设置”操作于系统页面右上角，用户可通过点击上述图示进入其相应功能操作。

3功能说明

3.1档案录入

一则档案信息资料在授权需求用户查询使用之前，必须首先经档案管理部门档案录入人 员的录入操作，进入档案库之后，才能被查询，因此，档案录入工作是整个档案管理系统功能 操作的前提，要赋予一则档案信息被查询利用，那么必须在档案录入时，为档案信息添加相 关的可供查询的“关键字”，这些关键字包括：档案标题，档号、文件字号，密级、保管期限、实物存放位置、责任人、所属部门、签收人、主题词、档案类别、归档年度、归档日期等等。

档案管理系统为本系统用户提供了高拍仪自动拍照存档功能，无需工作人员扫描纸质档案通过高拍仪连接本系统，并点击记录按钮即可以将纸质档案转化为电子文档。

用户在填写完毕上述正文本文件后，需点击系统页面中“保存”按钮来进行对该文 档的保存，保存完毕后，系统弹出提示，系统根据权限划分，对该保存文档提供了修改,编辑操作，可供有权限的系统用户对该保存的文档进行上述具体操作.

同时，系统也提供了对保存后的正文档的“删除”操作功能用户只需通过点击鼠标，选择 相应文档后，点击“删除”按钮即可实现相应操作.

3.2档案整理

档案整理操作是整个档案管理系统中的重要组成部分，针对用户通过“档案录入”功能 录入的多种类档案，档案管理部门必须要在本系统中创建各自对应的档案种类类别，从而使 档案整理人员将录入的档案信息整理至上述各类对应的档案种类内，最终达到规范化档案管 理的目标。

对应档案整理功能，随之产生的需求首先就是创建对应的档案种类，本系统根据用户的 实际需求提供了两种档案种类创建方式，一种为通过“系统管理”模块中“归档类目管理” 操作添加新建全宗，方便用户进行操作.

3.3档案回收站

系统“档案回收站”功能类似于微软视窗系统中的“回收站”功能，为用户提供了一个避免 由于误操作或其他原因删除档案文件后而造成损失的解决方法，对于本系统所有已归档的档 案资料，如果通过删除操作后，都将直接流转到“档案回收站”中：

“档案回收站”功能在系统内容显示区提供了检索操作按钮用户在选择一条已经删除的档案资料后，将鼠标移至恢复按钮进行恢复档案数据。

用户可对被选择的档案资料进行“彻底删除”与“档案还原”的操作，同时，针对已经 删除的全部档案资料，用户也可将鼠标移至“检索”按钮，对“档案回收站”中的已删除档 案资料进行检索查询，并对检索后的结果进行二次操作.

这里需要重点说明的是,档案管理系统在上述的档案“彻底删除”操作中，系统默认是 对档案资料的逻辑删除,而非物理删除，被“彻底删除”后的档案信息于系统中是无法查询的， 但系统数据库中保留对其备份，采用这种方式来对档案资料进行保管或销毁的操作，主要是 考虑到最大限度保证用户档案信息资源安全，避免误操作或其他非主观性错失操作造成的严重后果。

4档案检索

档案资料最初的两个基本需求应用，在解决档案保存后，就要面对档案资料的利用，在 一则档案信息被利用前，首先应该被检索出来本系统采用采用ajax概念技术，提供与服务 器异步通信的能力，同时采用优化了的系统搜索引擎，因此用户在检索档案资料时将体验到 更为快捷、准确的检索效果。

本系统对档案资料的检索提供了：分类检索，案卷号检索，唯一码检索，关键字检索方式以供系统用户进行档案资料检索操作。

5档案统计

档案统计是档案利用的直接体现，档案统计更多体现在档案管理部门内部档案操作需求 因此，本系统在该功能模块中的设计更多的考虑了档案管理部门以及档案工作者的使用需 求，本功能模块下设:档案数量统计、目录数量统计、档案利用情况统计、统计报表功能模块。

6数据处理

作为档案管理系统整体信息安全性的一个重要组成部分，本系统在数据处理功能模块下 提供数据备份与数据还原功能。

首先，在系统备份功能树中，系统提供了档案表数据备份以及目录表数据备份用户选择点击上述两表的备份按钮，系统会自动提示是否备份，选择确定按钮，进行备份操作。

在备份操作完毕后，如系统用户需要对备份数据进行数据还原,则可通过本模块下的“数 据还原”操作进行，点击档案表或目录表的下拉箭头提示框，系统出现下拉提示框，提示用 户选择具体某一点的备份进行还原，用户选择还原点后，点击内容显示区内的数据还原按钮，即可完成对备份数据的还原操 作。

通过档案表、目录表的备份以及还原，系统用户不必再进行单独的数据库信息备份，简 化了操作流程，提高了档案信息的安全机制。